Upphandling av systemstöd: 5 råd inför kravspecifikationen
Fem råd för dig som ska upphandla systemstöd inom HR/lön. Så skriver du en kravspecifikation som håller hela avtalstiden.
1. Prata med marknaden innan du skriver kraven
Börja med en dialog med leverantörerna. Det är den billigaste investeringen i hela upphandlingen. En informationsförfrågan (RFI), en hearing eller några enskilda samtal ger dig en bild av vad som finns på marknaden idag, vad som är standard och vad som är specialbygge.
Framför allt får du svar på vad som driver kostnaden. Ett enda krav som låter rimligt i kravspecifikationen kan göra att halva marknaden tackar nej eller lägger på en rejäl extra summa för risken. Det är mycket lättare att ändra kravet innan du annonserar än att reda ut det i frågeomgången.
Ställ den raka frågan: Vad i det här blir dyrt att leverera? Och varför då?
2. Våga välja flera leverantörer
Det är lätt att tro att en leverantör som säger sig kunna allt är det tryggaste valet. Men den som är bäst på lönesystem är sällan bäst på schema, kompetens eller arbetsrätt.
Välj hellre flera leverantörer som är riktigt duktiga på sin del. Ställ krav på att deras system ska fungera ihop. Då får du mer kraft i varje del och bättre flexibilitet.
3. Kravställ de integrationer du faktiskt behöver
Att systemen kan prata med varandra är viktigt. Men se över vilka kopplingar som verkligen behövs och skapar värde. Varje koppling kostar pengar, så ett krav på att systemet ska kunna kopplas till i princip allt kan bli både dyrt och onödigt.
Börja med att kartlägga vilka system som ska utbyta information. Åt vilket håll? Hur ofta? Och varför? Ställ krav på de kopplingarna. Lägg sedan till ett krav på öppna gränssnitt (API:er), så har du dörren öppen för sådant du inte kan förutse idag.
4. Fråga hur leverantören utvecklar sin tjänst
Ett system som matchar kravlistan perfekt idag kan vara omodernt om fyra år. Lagar uppdateras, avtal förnyas och verksamheten utvecklas.
Därför är det minst lika viktigt att veta hur leverantören utvecklar sin tjänst. Hur ofta kommer nya funktioner och hur ser planen framåt ut, den så kallade roadmappen? Och hur tas kundernas önskemål om hand? Svaren visar vad du kan vänta dig under hela avtalstiden.
5. Välj leverantörer du vill samarbeta med
När avtalet är påskrivet är upphandlingen över, men jobbet har knappt börjat. Nu handlar det om implementation, förvaltning, support och en löpande dialog som fungerar även när något krånglar.
Ställ krav på det också. Hur ser samarbetet ut i vardagen? Vem träffar du regelbundet? Vart vänder du dig när en fråga fastnar? En leverantör som gärna berättar hur den jobbar med sina kunder över tid gör det oftast på riktigt.
Vill du bolla dina krav med oss?
Det är alltid bra att vara ute i god tid inför en upphandling. Oavsett var du är i processen finns vi här för att bolla. Hör gärna av dig, så tar vi ett samtal.